Prix d’un logiciel de gestion pour TPE : comment lire une grille éditeur

Comment se construit un tarif par utilisateur

La facturation par utilisateur et par mois est devenue la norme, parce qu’elle suit votre effectif et qu’elle transforme un investissement en charge courante. Elle porte trois variables que les grilles n’exposent pas toujours au même endroit, le nombre d’utilisateurs, le palier fonctionnel, et la durée d’engagement.

La distinction entre utilisateur nommé et utilisateur simultané compte davantage qu’il n’y paraît. Un logiciel facturé au nommé fait payer chaque compte créé, même celui d’un salarié qui se connecte une fois par mois. Un logiciel facturé au simultané fait payer les accès en parallèle. Sur une équipe qui compte des utilisateurs occasionnels, l’écart entre les deux modèles est important, et il ne se voit pas sur le prix unitaire affiché.

Certaines grilles ajoutent un plancher, un nombre minimal d’utilisateurs facturés quelle que soit votre taille. Une TPE de cinq personnes sur une grille à plancher de dix paie le double du prix unitaire annoncé, ce que la page tarifs ne présente jamais ainsi.

Le palier suivant, la vraie surprise budgétaire

Les éditeurs construisent leurs grilles pour que le palier d’entrée couvre l’usage le plus simple, et pour qu’une fonction courante en entreprise se trouve un cran au-dessus. Les déclencheurs les plus fréquents sont l’export comptable, la gestion des droits par utilisateur, l’accès à l’interface de programmation, le multi-établissement et l’archivage au-delà d’une durée donnée.

La bonne pratique consiste à vérifier, avant de souscrire, où se situent ces cinq fonctions dans la grille, même si vous n’en avez pas l’usage aujourd’hui. Un outil dont le palier supérieur double le prix unitaire est un outil dont il faut anticiper la trajectoire, pas nécessairement un outil à écarter.

Ce que coûte un changement d’outil

Le coût d’un changement se répartit sur quatre lignes que les devis d’éditeur ne présentent pas ensemble. La reprise des données historiques, facturée par l’éditeur entrant ou par un intégrateur. Le paramétrage initial, plans de comptes, modèles de documents, droits. La double saisie pendant la période de recouvrement, qui est un coût interne et non une facture. La formation des utilisateurs, enfin, qui conditionne le fait que l’outil soit réellement employé.

Ces quatre lignes expliquent pourquoi une entreprise reste souvent sur un outil qu’elle juge médiocre. Le calcul honnête compare le surcoût annuel de l’outil actuel au coût complet du changement, amorti sur la durée pendant laquelle vous garderez le nouveau. Rapporté à cinq ans, l’arbitrage se retourne fréquemment.

Bureautique et licences transverses

Les suites bureautiques suivent la même logique de paliers, avec une particularité, elles conditionnent souvent la messagerie professionnelle et le stockage. Un changement de palier y déplace donc plus que des fonctions de traitement de texte, il déplace la boîte aux lettres de toute l’entreprise. Cette composante se traite aussi du point de vue du poste de travail, dans le dossier sur le coût d’un poste de travail, sous l’angle du coût d’un salarié équipé, tandis que cette page la traite comme une grille éditeur avec ses paliers.

L’antivirus et la sauvegarde du poste relèvent de la même famille de licences récurrentes. Ils sont parfois inclus dans le forfait d’infogérance, parfois facturés à part, et cette distinction est l’une des six lignes que le décodeur de devis d’infogérance vous fait cocher.

L’état du relevé de prix sur ce poste de dépense

Cette page ne publie pas encore de catalogue de tarifs éditeurs. La table en cours de constitution retient pour chaque offre l’éditeur, le produit, le plan, le prix hors taxes par utilisateur et par mois, la durée d’engagement, le prix annuel équivalent, les fonctions incluses, le palier suivant, la date de relevé et l’adresse de la page tarif consultée.

La date de relevé est ici plus critique que sur les autres postes de dépense, parce que ces grilles bougent plusieurs fois par an. C’est aussi ce qui fait l’intérêt de tenir la table, une page de prix qui devient fausse en six mois sans que rien ne le signale est le pire état possible pour un référentiel. Les tarifs éditeurs et hébergeurs sont revérifiés chaque trimestre, la méthode est décrite sur la page méthodologie.

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